Podcast

Podcast Kreatywnej Freelancerki | #005 Biurowa Rewolucja

W odcinku piątym dowiesz się:

  • czy branża administracji ma w sobie miejsce na kreatywne działania
  • jakie cechy i umiejętności są istotne na stanowiskach administracyjnych
  • jaką wartość niesie praca nad sobą i ciągłe balansowanie na zmianie
  • czy planowania i organizacji można się nauczyć i czy potrzeba do tego ładnego kalendarza

Gość odcinka: Urszula Rowińska, urszularowinska.pl


💻 https://www.zebrowska.com
💙https://www.facebook.com/KreatywnaFreelancerka/

––––––––––––––––––––––––––––––
Track: I Want To Be — Declan DP [Audio Library Release]
Music provided by Audio Library Plus
Watch: youtu.be/e56jcFUoJC4
Free Download / Stream: alplus.io/i-want-be
––––––––––––––––––––––––––––––

Transkrypcja

Gość: Ula Rowińska

Cześć, witajcie w kolejnym, piątym już odcinku Podcastu Kreatywnej Freelancerki. Dziś mam szczególnego gościa, z którym porozmawiam sobie o branży administracji i jej kreatywnych aspektach.

Kreatywna Freelancerka (KF): Cześć Ula. Bardzo się cieszę, że możemy dziś porozmawiać. Moim gościem jest Urszula Rowińska, pierwszy trener administracji w Polsce, trener mentalny i biurowa rewolucjonistka. Kobieta petarda, która z sukcesem prowadzi swój biznes oparty o tworzenie i wspieranie procesów administracyjnych firm, ale także o usprawnianie pracy asystentek, sekretarek, office managerek poprzez, przede wszystkim, swój autorski projekt Biurowe Rewolucje. Ula, powiedz mi, czy dziś faktycznie jest tak, że zmiana lub poprawa schematów działania to jest taka rewolucja, czy to faktycznie jest takie wielkie WOW, kiedy Twoi klienci dostrzegają różnicę pomiędzy tym, co było u nich wcześniej w firmie, a tym, co im proponujesz?

Urszula Rowińska (UR): Cześć Karolina, witam wszystkich słuchaczy. Wiesz co? Czy to jest jednocześnie rewolucja? Temat jest generalnie bardzo złożony, więc pewnie nie mamy na tyle czasu, żeby go tak w całości omówić, natomiast zdecydowanie jest tak, że widać. Moi klienci widzą rzeczywiście różnicę po tych moich działaniach. Po tym, kiedy poproszą mnie o usprawnienie czy zmianę działania swojej administracji, więc w większości przypadków widać rzeczywiście efekt WOW. Natomiast wiesz, to jest trochę tak, że by poprawić schemat działania, to trzeba się przyjrzeć tak nie tylko jednemu ze schematów, czy jednemu elementowi, ale bardzo wielu elementom i mikroelementom. W związku z tym, by móc ocenić tak naprawdę działanie tych administracji, tych procesów to ja się muszę przyjrzeć całej działalności firmy. W związku z tym tak naprawdę ja szukam nie tylko jednego mikrousprawnienia, które może wywołać efekt WOW. Natomiast przyglądam się i analizuję bardzo dużo procesów i bardzo dużo rzeczy. To jest trochę tak, że ludziom się bardzo często wydaje, że zrobimy jedną rzecz i ona całkowicie coś usprawni. Wprowadzimy jeden program i on całkowicie usprawni coś. Najczęściej to jest tak, że nie da się jedną rzeczą usprawnić działania firmy, zwłaszcza jeśli mówimy o firmie, a nie o jednym zadaniu. I teraz to jest tak, że ja ten model rzeczywiście kompleksowo bardzo indywidualnie analizuję i ten efekt widać dopiero na podsumowaniu. Rzeczywiście, wtedy czuć, że rewolucja się dzieje. No, chyba że mamy taki przypadek klienta, u którego musimy trochę jak Magda Gessler w „Kuchennych Rewolucjach” wysadzić i wyrzucić garnki, wyrzucić dokumenty, porozkładać je, część zniszczyć, bo są niepotrzebne. Tak jak mi się ostatnio zdarzyło u klienta, gdzie mieli czasami po siedem, dwanaście kopii jednego dokumentu. I nie wiedzieć skąd im przez ostatnie dziesięć lat urosło tych dokumentów i przestali się mieścić w swoim archiwum. Także tu rzeczywiście od razu, bardzo szybko widać tę rewolucję. Natomiast, jeśli usprawniamy procesy no to widać tak naprawdę dopiero na końcu, na podsumowaniu.

KF: Czyli to jest raczej taki bardziej złożony proces, prawda? Też trwa dużo czasu. To nie jest szybka akcja, że przychodzisz, mówisz: „Słuchajcie, zmieniamy na przykład to, to i to”, i już wszystko działa, prawda? Trzeba się w to zagłębić. Trzeba sprawdzić, co jest nie tak. Kto z kim się w pewnym sensie nie dogaduje biznesowo lub w kwestii obowiązków, czy każdy wie, co ma robić. To jest taka dłuższa praca z jednym klientem, która dzieli się na poszczególne schematy, procesy, elementy i Ty wszystko to sama, jako Ula Rowińska, jako Biurowa Rewolucjonistka i jako trener administracji robisz dla swoich klientów, tak? Ty się tym zajmujesz od zera.

UR: Dokładnie, dokładnie. Tak i bardzo ładnie to podsumowałaś. Nawet wiesz, zrobiłaś to lepiej niż ja. Twoja kreatywność w podsumowaniach mnie zawsze inspiruje. Ja to rzeczywiście staram się zazwyczaj klientom powiedzieć, że okej, możemy popatrzeć na jeden proces, ale najczęściej w firmach, w administracjach, to jest tak, że jeden proces jest powiązany jeszcze z dwoma innymi i po drodze są jeszcze trzy, cztery osoby, które mają oczywiście zupełnie inną perspektywę, inaczej widzą dane zadania, inaczej widzą daną osobę. No i tych ludzi trzeba wysłuchać, posłuchać, jaką oni mają tę perspektywę. Zobaczyć z ich punktu widzenia ten proces. A ja, jako osoba z zewnątrz niemająca zazwyczaj do tego jakichś emocji, przekonań i jakiegoś nastawienia, patrzę na to zupełnie z lotu ptaka. Zupełnie na chłodno, więc takie spojrzenie najczęściej się bardzo przydaje.

KF: Jasne, a powiedz mi, bo swoje doświadczenia opierasz już na bardzo wielu latach – ponad piętnastu latach pracy na różnych stanowiskach administracyjnych i tak z tego, co opowiadasz w tej chwili, to praca w branży administracji zdaje się być mocno oparta o pewne rutyny, schematy, procesy. Wszystko jest takie poukładane, rzeczowe, do zrobienia, a powiedz mi czy jest w niej miejsce na tę kreatywność i pomysłowość, o której wspomniałaś? Czy to w ogóle ma tam swoje miejsce?

UR: Wiesz, co? Wbrew pozorom bardzo duże, bo jakby to moje Biurowe Rewolucjonistki powiedziały, codziennie kreatywnie wyobrażają sobie, jak tu kogoś udusić, albo właśnie jak tu rzucić tymi dokumentami, albo wyjść i nie trzasnąć drzwiami. Tak że myślę, że generalnie kreatywności i pomysłów jest bardzo dużo, ale rzeczywiście można czasami utknąć w takiej rutynie. Pewnie sama wiesz, że my staramy się w takiej codziennej organizacji przyjmować jakieś schematy, przyjmować jakieś plany, przyjmować jakieś wytyczne. Moje, nasze, wspólne, zespołu, czy klientów. I teraz, jeżeli utkniemy w takim schemacie, to rzeczywiście ta kreatywność może być gdzieś przyblokowana. No sama wiem, że jak coś robię długi czas, to muszę się zatrzymać i poszukać tej kreatywności, czy poszukać pomysłów, rozwiązań. Natomiast wiesz, tak naprawdę w pracy w branży administracyjnej jest tak wiele rzeczy, które się dzieją każdego dnia, że trudno byłoby nie znaleźć jakichś pomysłów, bo jest tak wiele sytuacji, które wymagają od Ciebie pomysłowości. Siłą rzeczy. Bo przychodzi do Ciebie szef, przychodzi do Ciebie klient, który ma jakiś problem i Ty musisz znaleźć jakieś to rozwiązanie i najczęściej to rozwiązanie jest na pięć minut temu, więc bardzo szybko musisz coś znaleźć. No i ja uważam, że ta kreatywność jest, natomiast oczywiście wszystko zależy od definicji kreatywności, tak? Bo zupełnie inaczej tę kreatywność będziesz widziała Ty w swoim zawodzie, tym co robisz, a co innego będzie widziała taka administratorka biura, więc to rzeczywiście będą dwa różne poziomy kreatywności. Natomiast, ja czasami jestem pełna podziwu, kiedy przychodzę na audyt do firmy i widzę, jak na przykład osoba z bardzo małym doświadczeniem w administracji znalazła rozwiązanie danego problemu, wdrożyła rozwiązanie, które na ten moment to było dobrym pomysłem, jakie na ten moment wiedziała i umiała wdrożyć, więc zdecydowanie my w administracji musimy być kreatywne, bo sytuacje są czasami tak dynamiczne i wymagające, że potrzeba jest tego. Takiego wiesz, ja bym tę kreatywność nawet w naszej branży, powiedziała, że to jest bardziej taka umiejętność właśnie myślenia poza schematem. To znaczy, przychodzi szef, przychodzi klient, współpracownik i on czegoś od nas oczekuje, chce narzucić nam właśnie jakiś swój pomysł, a my patrzymy też z innej perspektywy, z innego poziomu i wtedy trzeba się gdzieś znaleźć pośrodku. Trochę wyjść poza te dwa schematy i znaleźć coś, co będzie dla obu stron dobre, efektywne, pomocne. Tak że tak, a procesów to wiesz, o procesach to możemy długo mówić, bo procesów w administracji jest mnóstwo. Mnóstwo.

KF: Jasne. Rozumiem. Powiedz mi w takim razie, jeśli osoba, która pracuje na stanowisku administracyjnym – zazwyczaj powinna przynajmniej teoretycznie, wykazywać się taką pomysłowością, szybkim reagowaniem na zmiany, na nowe koncepcje – to powiedz mi, czym charakteryzuje się dzisiaj pracownik administracji, który Twoim zdaniem ma największe szanse na sukces w tej branży. Chciałabym uniknąć tutaj takiego idealizowania, używania słowa „idealny”, ale jednak czy są Twoim zdaniem takie umiejętności, cechy, coś, co daje przewagę, co gwarantuje przewagę i wyróżnienie się na rynku?

UR: Cieszę się, że powiedziałaś, że nie ma ludzi idealnych, bo nie ma i trzeba to sobie jasno powiedzieć, bo bardzo często dajemy się wrzucać w takie schematy. „Idealne”. „Perfekcjonistki” itd. Natomiast nagrywamy ten podcast w takim czasie, który jest dosyć wymagający. Wiele branż stanęło. Jest biznesowo też sporo wyzwań i myślę sobie, że trzeba generalnie patrzeć w kontekście pracy w administracji, ale myślę też w ogóle pracownika dzisiejszego, czy freelancera, czy osoby, która świadczy usługi, myślę sobie, że trzeba patrzeć bardzo na takie umiejętności miękkie. Jeśli miałabym zdefiniować je tak w punktach, to zdecydowanie zaczęłabym od takiej podstawy dla mnie, z którą ja się mierzę właściwie w każdym obszarze, niezależnie od stanowiska, to komunikacja i umiejętność współpracy. Uważam, że tego ludziom dziś bardzo brakuje, tych umiejętności i praca nad jasną, przejrzystą komunikacją, umiejętność werbalizowania tego, czego potrzebujemy, jak chcemy działać. Takich zasad podstawowych, no bardzo nam tego potrzeba. Idąc dalej, potrzeba nam takiej umiejętności elastycznego myślenia. Takiej otwartości umysłu na innych. W związku z tym, że jesteśmy znów w takim czasie pandemicznym, no to mamy duży kłopot ze stresem. Umiejętność zarządzania zmianą. Nie wszyscy umieją to robić, a jak się okazuje, nie wolno być teraz niczego pewnym, w związku z tym umiejętność radzenia sobie ze zmianą będzie w przyszłości takim kluczem, zwłaszcza w administracji, na którą umówmy się, w tym momencie spadło ogromnie dużo obowiązków w związku z tym, co jest. Myślę sobie, że negocjacje, umiejętność takiej negocjacji, rozmów z innymi, pokazywania zasad, granic, bycia asertywnym. No i w tym wszystkim to mi się spina z tym, co ja robię i też, w którą stronę w swoim biznesie poszłam, no to tę umiejętność zarządzania sobą, ale bardziej w kontekście energii, nastawienia, myślenia, patrzenia z taką otwartością na innych, takiej adaptacji itd.

KF: Rozumiem. A powiedz mi, myślisz, że biorąc pod uwagę to, co się dzisiaj dzieje, te tzw. ciężkie czasy. One nie są tak zwane, one są ciężkie, ale nazwijmy to tak roboczo, czy one w jakiś sposób zmodyfikowały to, co uważałaś za taki zbiór wartości tych pożądanych cech w branży administracji. Czy w ostatnich miesiącach, kiedy się wydarzyły te wszystkie rzeczy, dodałabyś coś jeszcze albo zmieniłabyś coś na tej liście? Czy to jest taka lista najbardziej aktualna, czy też tak uważałaś, że te cechy są istotne rok temu, czy to jest jednak na świeżo?

UR: Jak na początku roku przypatrywałam się, to znalazłam takie raporty o pracownikach przyszłości. O tym, w którą stronę rzeczywiście rozwój zawodowy powinien iść, jakie umiejętności są potrzebne, to te rzeczy, o których mówiłam, to te umiejętności były na tej liście. Powiem szczerze, jak patrzę na swoich klientów, pracowników, generalnie ludzi w ostatnich trzech miesiącach, to zgadzam się z raportem, tym z końca zeszłego roku i zgadzam się z tym, że te rzeczy, te umiejętności są nadal aktualne i one będą aktualne. W pandemii ludzie mieli wyzwanie z takim narzuceniem im rygoru, narzuceniem im nowych zasad. Było dużo buntu, dużo złości. W związku z tym w firmach, w pracy przelewało się to na innych i rzeczywiście komunikacja… Ja w komunikacji w ogóle upatruję bardzo duże wyzwanie i ludzie mają z tym problem. Mają z tym problem i powiedziałabym, że nawet na takim bardzo podstawowym poziomie, bo ja już nie mówię nawet o komunikacji w stylu wystąpienia publiczne, czy prowadzenie wywiadów, czy wyższy poziom powiedziałabym, ale takiej podstawowej relacyjności i umiejętności komunikacji z innymi ludźmi po prostu. Nawet z towarzyszami z pracy. To jest duże wyzwanie i to jest takie, w ogóle uważam, że firmy powinny w tym kierunku pójść, żeby wesprzeć swoich pracowników i sami szefowie powinni wiele w tym aspekcie zrobić.

KF: No dobrze, to wyobraźmy sobie zatem taką wizję, jakby to było, jak byś zaczynała swoją drogę kariery od zera w tej chwili.

UR: O, matko.

KF: Wyobraźmy sobie, że możesz pójść w każdym kierunku, zupełnie zmienić to, czym się zajmujesz albo po prostu pozostać na tej ścieżce, ale po drodze dokonać jakichś innych wyborów no i iść dalej z nieco innym bagażem doświadczeń. Powiesz mi, co być zmieniła?

UR: Mamy tak dużo czasu?

KF: Aż tyle?

UR: Ja generalnie jestem od jakichś ośmiu lat w ogóle na ścieżce zmiany, takiej mentalnej, zawodowej i generalnie samej siebie, ale to rzeczywiście jest kilka rzeczy, które po drodze zmieniłabym, zrobiła inaczej. Na pewno myślę sobie, że na pierwszy rzut przychodzi mi kwestia pokory. Pokory takiej właśnie wobec ludzi, wobec umiejętności słuchania innych, wobec spróbowania – przynajmniej – myślenia, zrozumienia myślenia innych. Kiedyś byłam bardzo taka, chciałabym powiedzieć – agresywna, ale też taka zero jedynkowa. To znaczy, wszystko miało być po mojemu. To gdzieś tam mi zostało i pewnie dobrze, bo to wzmaga i poprawia moją asertywność w niektórych sytuacjach. Natomiast czasami warto odpuścić. Czasami warto zamknąć dzióbek, jak to mówię do mojego dziecka. No, a tego wiele lat temu, jak zaczynałam, mi rzeczywiście brakowało. Więc tej pokory… No to bym zmieniła zdecydowanie. Praca nad sobą. Po pokorze to jest kolejny etap pracy nad sobą. Zmiany siebie, ale zmiany siebie w takim dobrym znaczeniu. To znaczy w wypracowaniu w sobie takich umiejętności miękkich, które pozwoliły mi robić teraz to, co robię. Pracować z ludźmi, doradzać, konsultować i to troszkę żałuję, że nie zrobiłam tego wcześniej, bo pewnie dzięki temu szybciej założyłabym własny biznes. Mniej bym się bała. Mniej byłabym schowana za swoimi lękami, byłabym bardziej odważna. No i powiem Ci szczerze, że to, co bym jeszcze zrobiła, co teraz jest już takim głównym nurtem w moim życiu to słuchanie swojej intuicji w bardzo wielu kwestiach zawodowych, co do wyboru swojego pracodawcy, czy rozmów – trudnych – z szefami, słuchałabym swojej intuicji, która jest takim dosyć dobrym doradcą w moim życiu. I to bym zrobiła, jeśli mam mówić o takich bardzo sztywnych rzeczach, to zdecydowanie wcześniej zaczęłabym się szkolić. Zrobiłam sobie studia – jedne, drugie i wydawało mi się, że już zawojowałam świat. To się wiąże właśnie z tą pokorą, pracą nad sobą. A tymczasem warto było pochodzić na więcej szkoleń, posłuchać, właśnie też po to, żeby ponabierać dystansu do pewnych rzeczy. Posłuchać innych opinii. Ja się wcale nie muszę ze wszystkimi zgadzać, ale jeśli słucham, to też nabieram pewnych przekonań, co do swoich wartości, co do tego, co robię, jak chcę to robić itd. To myślę, że kilka rzeczy bym zmieniła. No i pewnie bardziej bym walczyła o swoje prawa generalnie. Ja akurat mam takie doświadczenia z kwestią mobbingu w pracy, więc tu z jedną firmą wygrałam w sądzie, natomiast pewnie gdzieś inaczej bym to pewnie rozegrała, jeszcze z większą uważnością na siebie. Lekcji mam mnóstwo. Dlatego mówię, lekcji bardziej życiowych, takich partnersko, przyjacielskich mam mnóstwo.

KF: Rozumiem, że Twoje doświadczenia też wpłynęły na to, czym się zajmujesz teraz, bo o ile pamiętam, to jesteś twórczynią kampanii #SzefieSzanuj, która miała bezpośredni związek i z Twoją historią mobbingu i z tym, co chcesz robić w tym temacie. Może powiesz dwa słowa na ten temat przy okazji.

UR: Kampania #SzefieSzanuj to rzeczywiście jest… trochę żałuję, że nam pandemia przerwała te działania, które miały być jeszcze podjęte, ale będą. Natomiast kampania rzeczywiście głównie mówiła o sytuacji w administracji, o tym, jak się traktuje stereotypowo sekretarki, asystentki. Sama tego doświadczyłam, przeszłam rzeczywiście tę ścieżkę walki w sądzie i czuję, że… Nawet po ankiecie, którą przeprowadziłam, czuję, że to jest duży temat i skala tego jest duża. W związku z tym wymyśliłam, że trzeba zacząć o tym mówić, pokazywać, jak te stereotypy wpływają na to, że asystentki nie awansują, że mają niskie zarobki. Dyskryminuje się, nie chcę już nawet poruszać kwestii docinków i żartów, które są notoryczne, więc o tym głównie mówiła kampania i na tym się skupiłam. Na pokazaniu, ale z drugiej strony nie chciałam w tej kampanii mówić tylko o tym, jakie my kobiety jesteśmy biedne, bo też nie jest kierunek, którym chcę iść. Bo to jest takie znowu wrzucanie kobiet w jeden worek bardzo słabych… Kobiety generalnie są słabe, ale z drugiej strony chciałam pokazać, jak to wygląda z perspektywy szefa i myślę, że to po części udało się zrobić, ale pandemia nam przerwała kolejne działania, więc o tym będzie słychać.

KF: Wrócisz do tematu. Dobrze. To powiedz mi w takim razie, jak wygląda Twój biznes. Dlatego, że duża część Twojego biznesu to są działania jednak offline, czyli pracujesz bezpośrednio ze swoimi klientami w biurze, tworząc za nich procesy i administracje, ale też druga część to są działania online m.in. a właściwie chyba przede wszystkim Twój projekt Biurowe Rewolucje, czyli działania na rzecz asystentek, sekretarek. Szkolenia, wspieranie ich w rozwoju. Powiedz mi, jak radzisz sobie z połączeniem tych dwóch światów, bo wbrew pozorom – a może w sumie nawet nie wbrew pozorom – one są od siebie mocno różne. Czasem dość ciężko się odnaleźć w jednym bądź w drugim, w taki sposób, żeby je prowadzić jednocześnie, tak? Powiedz mi, czy łatwo jest Ci prowadzić biznes związany z administracją, który rozciąga się na dwa tak zupełnie odrębne kierunki? Czy wymaga to od Ciebie jakiegoś szczególnego zaangażowania? Może wspierają Cię inne osoby, jak to wygląda?

UR: Rzeczywiście mój biznes jest dwutorowy, bo w dużej mierze – 80% mojego biznesu to są klienci offline, czyli firmy, którym pomagam usprawnić administrację bądź ją stworzyć od strony procesowej, ale też tej miękkiej, komunikacji, relacji, rekrutacji itd. Zawsze chciałam połączyć te dwa światy i rzeczywiście w moim biznesie udaje mi się to dlatego, że z jednej strony chcę uświadamiać szefów, jaka jest wartość administracji, ile jest w rękach dziewczyn w administracji, ile rzeczy one robią, jak bardzo jest im potrzebna ta pomoc, ale też, jakie to efekty daje pozytywne dla całości firmy. A z drugiej strony chcę i szkolę dziewczyny pracujące w administracji do tego, żeby usprawniały swoją pracę, reorganizowały ją, żeby też umiały się komunikować, żeby umiały też trochę walczyć o swoje prawa i o podwyżkę, o rozwój, o to, co robią. I tak naprawdę umiały same pokazywać to, że to, co robią, ma wartość, bo znów te stereotypy czuć właśnie w tym, że dziewczyny wstydzą się mówić o tym, ile one robią, a tak naprawdę robią bardzo dużo, bo łączą księgowość, logistykę, kalendarze, to jest tak mnóstwo rzeczy, że nawet nie da się tego na jednym wdechu powiedzieć. No i rzeczywiście staram się łączyć te dwa światy, pokazywać dwie perspektywy jak to wygląda. Czy jest to wymagające? Jest to bardzo wymagające, bo wymaga ode mnie takiego podwójnego skupienia na tym, żeby umiejętnie słuchać tych potrzeb jednej i drugiej strony, a jeśli chodzi o mój biznes, to cóż mogę mówić? Gdyby nie zespół, który mam to pewnie byłoby mi ciężko. Chociaż pierwszy rok swojego biznesu generalnie stwierdziłam, że ja to wszystko sama ogarnę. Zrobię sobie stronę, będę prowadzić Facebooka, będą to robić, będę newsletter pisać, będę wszystko robić i jednocześnie prowadzić klientów. Było to bardzo trudne i bardzo szybko się wypaliłam, więc uznałam, że nie będą Zosia Samosia, skoro mam uczyć to muszę też pokazywać i być przykładem. Z piątej strony to wcale nie jest takie proste. Czasami połączenie świata, tworzenie swojego własnego biznesu, prowadzenie domu, posiadanie dziecka – no teraz na szczęście nie wożę dziecka do szkoły – ale wożenie na zajęcia dodatkowe, do szkoły itd. To jest niezłe wyzwanie logistyczne, ale dzięki pracy w administracji zdecydowanie łatwiej jest na tym zapanować. Gdyby nie zespół, który mam, jeśli chodzi o biznes – teraz już mamy cztery osoby w zespole, więc bardzo się z tego cieszę… Gdyby nie mój mąż, chociaż mąż to tak też z doskoku jest, właściwie żyjemy na dwa domy… Gdyby nie ilość przyjaciół, którą mam, którzy zawsze mnie gdzieś motywowali: „Weź to zrób. Załóż. Przestań się bać”. To byłoby trudno. I czasami jest trudno, bo nie ma co się oszukiwać. Teraz, w czasie pandemii te ostatnie trzy miesiące były bardzo trudne. Miałam zdwojoną ilość pracy, weszłam w bardzo duży projekt dla jednego klienta. Totalnej reorganizacji, połączenia spółek itd., więc było bardzo ciężko, ale rzeczywiście to wymaga wielu elementów, nie tylko z poziomu organizacji, ale z poziomu mentalnego i takiego czasami dawania sobie luzu, odpuszczania. Tak jak dzisiaj. Też dzisiejszy dzień nie był zbyt łatwy dla mnie z powodów prywatnych. Śmierć w rodzinie nigdy nie jest dla mnie taką prostą rzeczą. Mimo mojego planu, który mam zawsze wyznaczony na tydzień i na każdy dzień i staram się go trzymać, to trzeba było go przeorganizować, trzeba było coś pozmieniać. No i już. Trzeba to umiejętnie łączyć. Natomiast ja też powtarzam taką ważną rzecz. Myśl, która jest ze mną od lat i to staram się dziewczynom powtarzać, że organizacja to jest ciągłe balansowanie o zmianie. I zobacz jak to się nam łączy z tymi kompetencjami, o których wcześniej rozmawiałyśmy. Ta umiejętność zarządzania zmianą, radzenia sobie ze stresem, radzenia sobie z tym, że nie wszystko idzie tak, jakbyśmy chciały. Nie wszystko jest idealne. I to mówią ja, perfekcjonistka, która potrafiła kiedyś w nocy wstawać i firanki, zasłony poprawiać, bo były krzywo. I aż potrafiłam się przebudzić i „nie, muszę wstać i poprawić tę firankę”. To jest kwestia tego też, że się nauczyłam odpuszczać. Natomiast to da się zrobić. Tylko trzeba to po prostu przećwiczyć. Tak sobie myślę i jeśli miałabym cokolwiek radzić, to trzeba to ćwiczyć, testować, próbować, usprawniać na tyle, na ile możemy. Ja myślę, że większość mam w ogóle, większość rodziców żongluje i balansuje na ciągłej zmianie, więc trzeba jakoś sobie radzić.

KF: No, a powiedz mi, ponieważ Ty zajmujesz się także treningiem mentalnym. Jesteś certyfikowanym trenerem. Jakie znaczenie ma nastawienie i psychika w branży administracji i w ogóle też przy prowadzeniu takiego biznesu? Jak sobie radzić z tą całą ilością zadań, z presją czasu, z tym że trzeba ogarniać wszystko za wszystkich. No, bo jednak osoby na stanowiskach administracyjnych to są – ja tak lubię je nazywać – wszechogarniaczami, bo one muszą wiedzieć wszystko, zrobić wszystko i dać radę ze wszystkim. Czy w ogóle musi tak być, że to jest tak stresująca praca czy można się do niej nastawić? Czy to w ogóle da się wypracować?

UR: No to teraz już posiedzimy naprawdę bardzo długo.

KF: Dajesz!

UR: Wiesz, praca mentalna jest tak naprawdę kluczem. Ja to zrozumiałam jakieś cztery czy pięć lat temu. Moja serdeczna przyjaciółka naprowadziła mnie właśnie trochę na tę ścieżkę zmiany. Ja sobie krążyłam i próbowałam zmieniać pewne rzeczy, ale zobaczyłam, że zderzam się z własną ścianą i czuję w sobie jakąś blokadę i nie jestem w stanie jej przeskoczyć. I rzeczywiście trafiłam do Akademii Trenerów Mentalnych i po prostu doznałam pewnego olśnienia, że tak naprawdę wszystko zaczyna się w naszej głowie. Jeśli mam to powiązać z administracją, to dobrze zorganizowana administratorka, administracja – wszystko zaczyna się w jej głowie. To znaczy, że jeżeli ona będzie mieć nastawienie negatywne, no to siłą rzeczy wszystko dookoła będzie działo się nie tak, jak trzeba. Będzie złe, negatywne, co odbije się na szefie, co odbije się na klientach, co odbije się na współpracownikach. I idziemy dalej. Mamy presję czasu, która będzie już podwójnie podniesiona, no bo ona ma nastawienie negatywne itd. Myślę, że większość słuchaczy będzie wiedziała, że to jest taka kręcąca się spirala i ja sobie wtedy, w tamtym momencie zdałam sobie z tego sprawę i postanowiłam, że ten trening mentalny „tak”, on jest takim narzędziem, które świetnie spaja to, co ja chcę robić. Też zobaczyłam to w jednej z firm, że ja mogę usprawniać procesy, mogę wdrażać najśliczniejsze, najlepsze procedury, tylko jeżeli ten człowiek, który otrzymuje ode mnie te procedury, on będzie miał do nich nastawienie na: „Be, to jest okropne. To jest wstrętne i ja tego nie lubię. Nie lubię w ogóle procedur” to moja praca jest bez sensu. To znaczy, że on niczego nie zmieni. Niczego nie usprawni, nic się nie ulepszy w jego pracy. I brakowało mi takich narzędzi, jak z takimi ludźmi pracować, ale żeby móc z tymi ludźmi pracować potrzebowałam popracować najpierw nad sobą. Stąd przeszłam swoje własne procesy mentalne. I wiem i widzę to, jaką to ma siłę na szkolenia, u klientów. Jak zbijamy właśnie te małe, mikro czasami ściany, kiedy okazuje się, że ktoś ma takie negatywne nastawienie na planowanie albo ktoś nie radzi sobie z planowaniem i okazuje się, że to jest połączone z jakąś historią. Z jakimś zdarzeniem, które wpłynęło na powstanie tego przekonania. Bo tak naprawdę wszystko się bierze z naszych przekonań. Jeśli mamy do czegoś negatywne przekonanie, to mówię – ani najlepsze plannery, ani najlepsze procedury, ani najlepsi mentorzy świata nie przebiją się, bo w tym człowieku jest takie przekonanie, które je po prostu blokuje. I jeśli nie dotrzemy do źródła tego przekonania, no to siłą rzeczy nic się nie zdarzy, bo ta osoba… No, zobacz. Jakbym miała to powiedzieć znowu na przykładzie, bo ja lubię przykłady generalnie. Zobacz, jak wiele ludzi zaczyna na początku roku od „Schudnę. Pójdę na siłownię. Będę coś robić”. I bardzo często jest tak, że ci ludzie się rzucają i czwartego dnia już go nie ma na siłowni. Bo okazuje się, że ma w sobie przekonanie: „Bo nie znosi diet. Bo nie lubi ćwiczyć. Bo nie będzie się mierzył. Bo nie będzie pił wody, bo nie będzie coś tam, coś tam”. Po czym się okazuje, że jakby źródłem tego jest jego osobiste przekonanie do czegoś. To nawet nie musi być – już wchodzimy w bardzo głęboki proces – nie musi być koniecznie tylko nastawienie do diet, ale jakieś przekonanie z sytuacji, która kiedyś się wydarzyła i on zupełnie tego nie pamięta. I dopiero potem, po pracy z takim przekonaniem jesteśmy w stanie wdrażać procedury, wdrażać usprawnienia, wdrażać reorganizację i coś zmieniać. I znów, gdybym miała spiąć, to w takich trzech krokach to zaczynam od siebie. Zaczynamy od bagażu tego nastawienia, tych przekonań, podejścia, tej głowy, która zbiera w sobie wszystkie mentalne blokady. Potem znalezienie źródła tego problemu, co tak naprawdę powoduje takie przekonania, że ten bagaż jest. I potem dopiero dobrać strategię. Dokładnie tak pracuję z klientami na takich sesjach 1:1. Ja mogę powiedzieć komuś, kto przychodzi do mnie na sesję i mówi: „Nie potrafię się zorganizować. Ula, ja nie potrafię planować. Ula ja nie potrafię pójść do szefa i o czymś powiedzieć”. Ja mogę dać rozwiązanie. „Słuchaj, zrób to i to”. I ta osoba nic z tym nie zrobi. Po prostu. Moje osobiste statystyki, które prowadzę, mówią w 100%, że ci ludzie tego nie robią. Natomiast jak ja tak sobie spróbuję dojść do źródła i znaleźć, o co w tym wszystkich chodzi i to przepracować z tą osobą, no to się okazuje, że wdrożenie planowania na koniec każdego dnia i podsumowań codziennych, tygodniowych z realizacji swoich zadań, wdrożenie jakichś rozwiązań narzędziowych daje w końcu rozwiązanie i widać efekty. I wtedy jest takie „A, rzeczywiście. Ta rewolucja miała sens”. Dlatego ten trening mentalny stał się kluczowy i znów, nie pracuję tu tylko z asystentkami, ale też z szefami i to trzeba powiedzieć jasno.

KF: Szefowie też sobie nie radzą z planowaniem?

UR: Oj, nawet byś się zdziwiła. Myślisz, że po co oni potrzebują asystentek, które zarządzają czasem i zarządzają kalendarzem, wiesz – podróżami, zakupami i różnymi, różnymi rzeczami.

KF: Okej. No to w takim razie co z tą nieszczęsną organizacją czasu? Bo praca w administracji, rozumiem, wymaga jednak bycia tak totalnie, idealnie zorganizowaną. Czy ona z sobą wiąże jakieś zamiłowanie do kalendarzy i pięknych notatników? Czy niekoniecznie? Czy tego się można nauczyć, żeby sobie poradzić, czy to jednak jest coś takiego, co po prostu idzie w parze z tym zawodem i tak po prostu siłą rzeczy się to robi?

UR: Ja wychodzę w ogóle z założenia, że wielu rzeczy można się nauczyć. Pytanie tylko brzmi: „Czy chcesz?”. Tutaj znowu tykamy fundamentalnego nastawienia. Natomiast, rzeczywiście w administracji trzeba umieć się organizować i znów – wrócę do tego, co mówiłam wcześniej – nie trzeba być idealnym, ale trzeba umieć trzymać wiele rzeczy w ryzach, wiele dokumentów, wiele elementów, wiele rzeczy, które się dzieją każdego dnia. Jeśli jest osoba, która ma z tym problem, nie potrafi, jest taka bardzo rozkojarzona, bardzo nieogarniająca jak to się teraz ładnie mówi, no to trzeba sobie w pewnym momencie zadać pytanie, czy ta osoba jest w stanie się tego nauczyć metodą prób i błędów, metodą małych kroków, wdrożeniem różnych rozwiązań, czy nie. Natomiast czy ta osoba musi mieć zamiłowanie do artykułów papierniczo-biurowych… Wiesz, nie musi mieć. Bo wystarczy kartka papieru i długopis, i taka osoba jest w stanie się zorganizować. Natomiast, myślę sobie, że nie potrzeba do planowania generalnie bardzo wielu rzeczy. Bardziej potrzeba takiej umiejętności uczenia się każdego dnia. Uczenia się tego, że wiele rzeczy spada na mnie, wiele rzeczy dzieje się równocześnie. Niestety, nawet jeśli uczę tego braku wielezadaniowości, żeby nie robić wielu rzeczy naraz to siłą rzeczy w administracji, w biurze, dzieje się wiele rzeczy naraz. Bo szef przychodzi, dzwoni telefon, przychodzi kurier, listonosz, a pani Kasia chce teraz kawę. I siłą rzeczy trzeba robić wiele rzeczy naraz. Natomiast myślę sobie, że jeśli chcemy zapanować nad czasem, jeśli chcemy zapanować nad organizacją, nauczyć się takich elementów dobrej organizacji, to jesteśmy w stanie to zrobić. to nad czym warto się pochylić to przede wszystkim przyjrzenie się, co nie działa, co sprawia, że jestem niezorganizowana. Co działa źle na ten mój czas, który mam dostępny do pracy i ja to robię bardzo szczegółowo ze swoimi klientami. To znaczy, nawet jeszcze we wtorek miałam taką sesję, gdzie pan bardzo próbował mnie oszukać. Dostał za zadanie przeanalizowanie swojego dnia i bardzo chciał mnie oszukać. Zaczął lawirować, że a tutaj właściwie nie wpisał tych 15 minut, tutaj nie wpisał 2… no i tak, śmialiśmy się na koniec, że rzeczywiście intryga nie wyszła, za to następnym razem zrobi dobrze. A ja to od razu wyłapuję, bo wiesz, czasami nawet nie chodzi o bardzo wielkie zmiany i z tą organizacją można pracować na bardzo wielu poziomach, ale warto sobie pierwsze co zrobić to taką analizę bardzo szczegółową, co i gdzie nam ucieka. Gdzie ten czas nam ucieka rzeczywiście. No, a potem rozłożyć na czynniki pierwsze i wdrożyć rozwiązania.

KF: Czyli mówisz, że piękny kalendarz jednak nie wystarczy?

UR: Nie! Ty możesz kupić sobie wszystkie piękne kalendarze świata, a wiem – jest tego mnóstwo. Sama mam własne, piękne kalendarze, natomiast też mówię to wprost, nawet kupno niesamowitego plannera nie rozwiąże Twoich problemów. Bo Ty sobie możesz w nim pisać wszystko, co chcesz, a jeżeli nie będziesz umieć umiejętnie ich wykorzystywać czy analizować i wyciągać wnioski, usprawniać, no to będzie tylko zapisany planner. I na koniec roku powiesz: „No, dobra, ale jakoś znów jestem beznadziejna i dalej się nie umiem zorganizować”. A najczęściej tak jest.

KF: No niestety. To nie jest takie proste. No cóż… Ula podzieliłaś się dzisiaj ze mną bardzo cennymi zagadnieniami, a ja na koniec chciałabym Cię poprosić o garstkę inspiracji. I powiedz mi, proszę, czy jest coś, co Cię w ostatnim czasie w jakiś sposób poruszyło, zaciekawiło, bądź zainspirowało? Czy to jakaś publikacja, książka, film, cokolwiek?

UR: Ja w ogóle, pewnie to jest niepopularne teraz, to jest w ogóle niemodne mówić takie rzeczy, ale ja nie jestem generalnie molem książkowym. Jakoś tak jest, że bardziej inspiruję się żywym organizmem, ja lubię interakcję, lubię słuchać, spotykać się. I szczerze Ci powiem, bardziej mnie inspirują zwykli ludzie. Bardziej mnie inspirują ludzie, którzy mierzą się, z takimi powiedziałabym nawet trywialnymi rzeczami i robią to w sposób taki z klasą, z szacunkiem, z otwartością. To mnie bardziej inspiruje. Wiesz, to znów powiem coś nie popularnego i pewnie wiele osób za to nakrzyczy na mnie, natomiast myślę sobie, że ja już po kilku latach w biznesie, też tym biznesie online, mam dużą ostrożność względem osób mentorów, powiedzmy – osób z takich stron gazet. Dlatego bardziej się skupiam na tych mniejszych osobach, to znaczy mniejszych osobach to złe słowo, zły zwrot. Prostych ludziach. Mam tutaj przykład takiego pana na moim osiedlu, gdzie mieszkam, który każdego dnia – jeszcze jak jeździłam odwozić córę do szkoły – każdego dnia o 7:30 wychodzi do piekarni po chleb. I nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że ten pan jest bardzo schorowany. Ja go podziwiam za to, że on swoją chorobą, a ma ewidentnie jakiś niedowład ciała, idzie. I robi to bardzo powoli, każdego dnia, kroczek po kroczku. I jak stoję na światłach i on najczęściej przechodzi, to po prostu płynie mi łza po policzku. Myślę sobie: „Ula, wstałaś dzisiaj lewą nogą. Jakie to ma kurna znaczenie wobec historii takiego człowieka, który mimo bólu, mimo ograniczeń, które ma, wstał i idzie po ten chleb, bo on chce się ruszać. Chce być gdzieś między ludźmi, chce być jeszcze w normalnym świecie”. I to jest coś, co mnie i inspiruje i to jest coś, co jak sobie przypominam tę historię, to jest dla mnie wzorem. I powiem Ci szczerze, że to też jakoś łączy mi się z takimi historiami generalnie wojennymi, bo jestem fascynatką okresu II wojny światowej i kocham, absolutnie kocham książkę Viktora Frankla „W poszukiwaniu sensu”. To jest książka, która mówi nie tylko o takim etapie wojny, ale właśnie pokazuje, jak można pracować w obozie w Aushwitz z nastawieniem, z mentalnymi ograniczeniami, które pojawiają się w głowie. I mówię, to nie jest taka książka opisująca tylko historię obozową, ale ten proces myślowy i takiego układania sobie w głowie i patrzenia z zupełnie innej perspektywy na sytuację, która jest. I to jest coś, co dzisiaj jest nam bardzo potrzebne, takiej umiejętności patrzenia trochę inaczej. Nie przez nasze okulary, ale przez okulary innych i takiej nie zero jedynkowej oceny, ale czasami zatrzymania i refleksji i to jest coś, co mnie inspiruje i pokazuje mi, ile jeszcze sama w sobie muszę pracy wykonać. A z drugiej strony pokazuje mi, jaki jest potencjał w ludziach i że tak naprawdę skoro ja przeszłam pewną zmianę – o jak sobie przypomnę siebie sprzed wielu lat, to byłam straszną osobą – to sobie myślę, że każdy może i warto podejmować taką pracę nad sobą. W każdym aspekcie, czy to w pracy w organizacji, w nastawieniu, czy to w planowaniu, czy to w poszukiwaniu pracy, czy to w umiejętności komunikacji, czy to w byciu asertywnym. Warto tę pracę podejmować, bo ta praca daje nam niesamowity efekt.

KF: No to prawda. Bardzo masz piękną inspirację i mam nadzieję, że moi słuchacze zerkną koniecznie do tej książki, którą poleciłaś, a jeśli chodzi o pana, to faktycznie warto spojrzeć z perspektywy drugiego człowieka, z czym się mierzy, z czym musi się mierzyć na co dzień i przy okazji jaką w sobie ma siłę. I spojrzeć w lustro i powiedzieć sobie, że Ty też masz taką siłę w sobie – tylko musisz ją, gdzieś tam odnaleźć. Ula, bardzo Ci dziękuję.

UR: Ja również.

KF: Przemiło mi się z Tobą rozmawiało. Jest to bardzo inspirujące również, cała rozmowa. Powiedz mi na koniec, proszę, gdzie można Cię znaleźć.

UR: Można mnie znaleźć na stronie www.urszularowinska.pl i tam można zobaczyć moje dwa biznesy. Dwa aspekty biznesu, który prowadzę. Bardzo serdecznie zapraszam. Jestem też na Facebooku i na Instagramie, i na LinkedInie. I na YouTube’ie jeszcze jestem. Ja zawsze pamiętam, gdzie jestem.

KF: Super, to dziękuję Ci jeszcze raz przepięknie i życzę Ci miłego wieczoru. Dzięki śliczne za rozmowę.

UR: Dzięki! Trzymaj się, hej!